我得先坦白，我这个人是那种典型的“生产力工具爱好者”，但也是典型的“三分钟热度实践者”。我喜欢各种APP，只要说能提高效率，我就立马掏钱，下载，然后用几天就扔了。
我跟日事清（RiShiQing）结缘，是因为我被搞崩溃了。那会儿我刚接手一个特别大的跨部门项目，每天光是各种会议纪要和临时需求，就能淹死我。我试着把所有东西都塞进日事清里，想着让工具帮我记住，我就轻松了。结果？我创建了接近三十个项目列表，每天打开软件，看到的不是待办清单，而是一个红色的、密密麻麻的“待办地狱”。
我不是在管理任务，我是在被任务管理。我发现我花了更多时间在“整理”任务上，而不是“完成”任务。那时候，我整个人像被电流击中一样，每天早上醒来第一件事不是喝水，而是打开日事清看有没有新的红色警告。我老婆都说，我那段时间就像在玩一个永远也赢不了的打地鼠游戏，打掉一个又冒出来三个。
我意识到，问题不在工具，在我的使用方式太粗暴了。我是在用日事清做“大脑垃圾回收站”，而不是“任务处理器”。我强迫自己停下来，用了差不多两周的时间，把所有列表清空，把工具当作一个全新的开始，重新设计了一套流程。这套流程简单归纳，就只有下面这三招，但效果立竿见影，帮我把效率提升了一大截。
第一招：堵住源头，只设一个“收件箱”
以前我犯的最大错误就是，任务来了，我直接扔到它所属的项目列表里。比如，收到一个“给客户发邮件”的任务，我直接点开“A项目”列表，输入。这样虽然看起来整齐，但耗费了我的心力，因为我每次输入都得做一次判断和定位。
我痛定思痛，
我强行规定自己：所有新产生的想法、临时的需求、随手记下的东西，一律只能扔进一个地方——我命名为“杂物箱”（或称收件箱）。
我先是删除了那些零散的、不常用的列表，只保留了“杂物箱”、“今日重点”和几个核心项目。
我要求自己，无论是手机上还是电脑上，日事清的快捷输入默认指向“杂物箱”。
然后，我给自己设定了每天早晨和傍晚各十分钟的“清空仪式”。我打开杂物箱，处理里面的每一条信息：是能立刻两分钟内解决的，就马上干掉；需要长时间完成的，就添加必要的标签和截止日期，然后移动到相应的项目列表；如果是未来才需要考虑的，就归档或者分配到“未来可能”列表里。
通过这个方法，我把“收集”和“处理”分开了。收集时零压力，处理时全专注。我的主列表终于不再是每天爆炸的状态了。
第二招：别瞎设截止日期，用“场景标签”来驱动
很多事情，比如“读完那本关于管理的书”或者“给同事小王打个电话”，我以前都会设一个截止日期。结果就是，每天打开列表，好多任务都因为不是“必须今天完成”而变成红色，让我产生强烈的挫败感。
后来我琢磨明白一件事：很多任务不是“什么时候必须做”，而是“在什么条件下才能做”。
我开始大量使用标签，而不是截止日期：
我创建了像 #办公室、#通勤路上、#打电话、#电脑前 这样的场景标签。
我把那些没有硬性死线的任务，全部用场景标签来标记，并且删除了它们原本的截止日期。
我现在工作的时候，不会去看所有的待办事项。我如果人在办公室，需要电脑，我只点开“#电脑前”这个标签，然后开始筛选工作。等我出门通勤时，我只点开“#通勤路上”，处理那些可以手机操作的轻量任务。
这样一来，我不再被日期捆绑，而是充分利用了碎片时间和环境优势。任务在对的时间出现，而不是在随便一个时间出现干扰我。
第三招：每周五下午，用“周回顾”来重启大脑
前两招解决了日常的输入和执行效率，但如果缺乏检查和反馈，效率还是会慢慢降回去。
我发现，如果没有周期性的回顾，很多当初扔进“杂物箱”里分解了一半的烂尾任务，会慢慢沉底，变成“僵尸任务”。
我给自己定下了一个铁律：每周五下午3点到4点，必须执行一次“周回顾”。这是我每周最重要的仪式，雷打不动。
我打开“已完成”列表，快速扫一眼这周到底干了哪些事，给自己一点小小的成就感。
我检查“杂物箱”和所有核心项目的列表。我找出那些超过两周都没有动过的任务，分析为什么没做——是因为任务太大无法开始，还是根本就不重要了？
如果任务太大，我会立刻分解成三到五个小步骤，并分配到下周的计划中。如果已经不重要了，我会毫不留情地直接删除，释放精神压力。
我会规划下周的三个“重点目标”，确保下周我不是在处理琐事，而是在推动真正能产生价值的工作。
实施这三招之后，我的日事清才真正从“负担”变成了“靠谱的副驾驶”。我终于敢相信，所有的事情都已经被记录和安排妥当了，我可以放心地把精力集中在当下正在做的事情上，不再被那种“我好像忘了什么重要事情”的焦虑感困扰了。
工具是死的，流程是活的。只要你用一套适合自己的方法把工具驯服了，效率自然就上来了。
